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Gestão de documentos & Arquivo
Do lado seguro
Os documentos críticos para a empresa devem ser arquivados de forma a garantir a conformidade com as normas de auditoria. É necessária uma estrutura que cumpra os requisitos legais e, ao mesmo tempo, seja simples. Idealmente, a conformidade não se torna uma obrigação adicional, mas sim algo que se cumpre de forma invisível em segundo plano.
O Arquivo de Documentos CSB gere documentos empresariais, contratos, faturas ou recibos de forma centralizada no seu ERP. O arquivo está diretamente integrado no sistema CSB. Os documentos são arquivados automaticamente, indexados de forma inteligente e rapidamente localizados
Rápido
Pesquisa de documentos até 80 % mais rápida
Em conformidade com a lei
Arquivo em conformidade com os requisitos legais de conservação de documentos para efeitos de auditoria
Integrado
Gestão centralizada de documentos diretamente no seu ERP
Centralizado. Rápido. Em conformidade com os requisitos de auditoria.
Com o sistema de gestão de documentos CSB, pode agrupar todos os documentos de forma centralizada num único sistema e estruturar as suas informações de forma clara e compreensível. Os históricos de versões completos garantem transparência. O arquivo em conformidade com os requisitos de auditoria apoia auditorias, certificações, verificações externas e o cumprimento dos prazos legais de conservação.
Perguntas frequentes sobre o Sistema de Gestão de Documentos CSB
O sistema arquiva faturas, guias de remessa, contratos, documentos de qualidade, faturas recebidas, guias de remessa recebidas, documentos relativos ao pessoal e ficheiros externos.
O arquivo permite o armazenamento em conformidade com os requisitos de auditoria, os prazos de conservação, o registo de ações e o histórico dos documentos.
Os documentos podem ser encontrados através da pesquisa de texto completo, de palavras-chave e de vários critérios de pesquisa, tais como processos empresariais, números de documento, parceiros comerciais ou períodos.
Através da digitalização, do reconhecimento de códigos de barras e da tecnologia OCR, os documentos em papel podem ser digitalizados e arquivados de forma automatizada.
O sistema CSB suporta a transferência para sistemas de arquivo consagrados, como o EASY Archive, o Doxis ou o d.velop documents.
Através da ligação para os documentos, é suportada a transferência de faturas para o DATEV. Os documentos podem ser acedidos diretamente a partir do DATEV.
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