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Gestión de documentos & archivo
En el lado seguro
Los documentos críticos para la empresa deben ser archivados a prueba de auditorías. Se requiere una estructura que cumpla con la legislación actual y que, al mismo tiempo, sea sencilla. En el mejor de los casos, el cumplimiento normativo no se convierte en una obligación adicional, sino que se cumple de forma invisible en segundo plano.
El archivo de documentos de CSB gestiona documentos comerciales, contratos, facturas o recibos en su sistema ERP de forma centralizada. El archivo está integrado directamente en el CSB-System. Los documentos se archivan automáticamente, se indexan de forma inteligente y se localizan rápidamente.
Rápido
Búsqueda de documentos hasta un 80 % más rápida
Conforme a la ley
Archivo a prueba de revisión de acuerdo con los requisitos legales de conservación
Integrado
Gestión centralizada de documentos directamente en su ERP
Central. Rápido. A prueba de auditoría.
Con el sistema de gestión de documentos de CSB, todos los documentos se almacenan en un único sistema de modo centralizado y la información se estructura de forma inequívoca. Los históricos de versiones completos garantizan transparencia. El archivo a prueba de auditorías facilita auditorías, certificaciones, inspecciones externas así como el cumplimiento de los plazos legales de conservación.
Preguntas frecuentes sobre la Gestión de documentos de CSB
El sistema archiva facturas, albaranes de entrega, contratos, documentos de calidad, facturas entrantes, albaranes de entrada, documentación de personal y ficheros externos.
El archivo soporta el almacenamiento a prueba de auditoría, los plazos de conservación, la protocolización y el histórico de documentos.
Los documentos se encuentran a través de la búsqueda de texto completo, palabras clave y diversos criterios de búsqueda, como procesos de negocio, números de documento, socios comerciales o períodos de tiempo.
Mediante el escaneo, el reconocimiento de códigos de barras y la tecnología OCR es posible digitalizar y archivar los documentos en papel de forma automatizada.
El CSB-System permite la transferencia a sistemas de archivo consolidados, como EASY Archive, Doxis o bien d.velop documents
El enlace al documento permite transferir facturas a DATEV. Los documentos se consultan directamente desde DATEV.
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