Zawsze blisko klienta

Branża: Handel i logistyka 

Szwajcarskie przedsiębiorstwo handlu hurtowego Bianchi gwarantuje najkrótsze terminy realizacji dostaw. Technologia IT odgrywa przy tym coraz większą rolę. System pomaga w efektywnej organizacji procesów wewnętrznych i zewnętrznych. Wspiera także pracowników w zakresie zapewnienia najwyższej jakości obsługi klienta. Bo to właśnie klient jest zawsze na pierwszym miejscu.

„Postrzegamy siebie jako dużą firmę z obsługą na poziomie małego butiku.” - mówi Markus Ulrich, dyrektor IT. Firma Bianchi ma obecnie 9000 odbiorców i dokłada wszelkich starań, aby sprostać ich wymaganiom. Klienci mogą nie tylko wybierać spośród ok. 3500 artykułów: ryb, skorupiaków, drobiu, mięsa oraz specjałów z całego świata, ale też składać zamówienia za pośrednictwem e-maila, faksu lub telefonu. Bianchi gwarantuje bardzo krótkie czasy reakcji, nawet przy niewielkich ilościach: „Kto złoży zamówienie do godziny 4:00 rano, otrzyma towar jeszcze tego samego dnia. Do wielu klientów dostawy są realizowane nawet dwa razy dziennie.”

Dane klienta natychmiast widoczne na ekranie

35 pracowników działu sprzedaży, z których wszyscy są wykwalifikowanymi kucharzami, pracuje z modułem sprzedaży przez telefon w Systemie CSB. Gdy tylko zadzwoni telefon, system ERP natychmiast wyświetla wszystkie istotne informacje, takie jak:

• nazwa klienta
• przypisany pracownik działu sprzedaży
• język
• lokalizacja
• numer telefonu 

Te informacje są natychmiast widoczne na ekranach wszystkich pracowników działu sprzedaży. Nasi sprzedawcy natychmiast widzą, kiedy dzwoni jeden z ich klientów. Średni czas oczekiwania na uzyskanie połączenia z przypisanym sprzedawcą wynosi tylko 2,8 sekundy.” – mówi Markus Ulrich. Dodatkowo, system jest skonfigurowany w ten sposób, że z każdym klientem nawiązywany jest kontakt w wyznaczonych terminach. 

Planowanie tras obniża koszty logistyczne 

Gdy tylko zamówienia zostaną wprowadzone do systemu, rozpoczyna się kompletacja zamówionych artykułów. Codziennie kompletowanych jest tu około 30 ton towarów z całego świata. Do dystrybucji firma wykorzystuje 100 własnych samochodów chłodni. Umożliwia to sprawną realizację dostaw do hoteli, restauracji, lokali gastronomicznych, szpitali, sieci handlu detalicznego oraz firm cateringowych na terenie całej Szwajcarii. By załadunek pojazdów był optymalny, niezbędne jest efektywne planowanie. „Aby dotrzeć do klienta z odpowiednim produktem we właściwym czasie, potrzebujemy rozwiązań IT, które zapewnią nam optymalne planowanie tras.” – wyjaśnia Markus Ulrich. „W tym celu korzystamy ze zintegrowanego planowania tras w Systemie CSB. W ten sposób możemy optymalnie zaplanować każdą trasę. To z kolei obniża koszty logistyczne i zapewnia terminową realizację dostaw do klientów.

Archiwizacja szybsza o dwie godziny

Aby usprawnić pracę z dokumentami WZ, firma Bianchi korzysta z Systemu Zarządzania Dokumentami w CSB. W centrali w Zufikon podpisane przez klientów dokumenty WZ są skanowane, a następnie automatycznie sortowane i archiwizowane na podstawie kodów kreskowych. W tle następuje również ich przypisanie i indeksowanie. Zaleta tego rozwiązania: wszystkie dokumenty WZ i inne dokumenty są dostępne w zaledwie kilka sekund na każdym etapie procesu i w każdej potrzebnej lokalizacji. To zapewnia maksymalną przejrzystość i pozwala zaoszczędzić czas oraz koszty, na przykład przy kontroli ilości, jakości lub ceny. Jak podkreśla Markus Ulrich: „Dziś nasi pracownicy nie muszą już mozolnie szukać dokumentów w segregatorach. Przy około 1500 dokumentach WZ dziennie oszczędzamy w ten sposób ponad dwie godziny każdego dnia.

Aktualnie cały proces archiwizacji przebiega elektronicznie. Klienci firmy Bianchi nadal otrzymują dokumenty WZ w formie papierowej, jednak potwierdzenie odbioru towaru odbywa się już cyfrowo za pomocą urządzenia MRD i jest przesyłane online do centrali w celu archiwizacji i dalszego przetwarzania. Skanowanie dokumentów WZ należy więc do przeszłości. To oznacza dla firmy Bianchi kolejny milowy krok w kierunku wzrostu efektywności.