Documentbeheer

Documentbeheer zorgt voor centrale en gestructureerde archivering en beheer van alle bedrijfsgerelateerde documenten. Het helpt bedrijven om informatie snel beschikbaar te maken, processen te standaardiseren en documenten audit-proof te archiveren.

Centrale archivering en gestructureerde toegang

CSB Documentbeheer slaat documenten centraal op in het systeem volgens een duidelijke structuur. Verschillende documenttypes, zoals contracten, bonnen, specificaties of correspondentie, kunnen overzichtelijk worden geordend en snel worden teruggevonden aan de hand van gedefinieerde zoek- en filtercriteria.

Documenten in procescontext

Documenten kunnen rechtstreeks worden gekoppeld aan bedrijfsprocessen en stamgegevens, zoals artikelen, leveranciers, klanten, orders of projecten. Daardoor zijn relevante documenten precies beschikbaar waar en wanneer u ze nodig hebt in uw dagelijkse werkzaamheden – zonder aparte archiveringssystemen of onderbrekingen in de informatiestroom.

Versiebeheer en traceerbaarheid

Alle wijzigingen in een document worden bijgehouden. Eerdere versies worden bewaard en kunnen indien nodig worden ingezien. Dit vergroot de transparantie en traceerbaarheid gedurende de gehele levenscyclus van een document.

Audit-proof archivering

Voltooide documenten worden audit-proof gearchiveerd. Het gestructureerde archiveringssysteem vergemakkelijkt interne audits, certificeringen en externe controles en waarborgt de naleving van wettelijke bewaartermijnen. 

Integratie in het CSB-System

CSB Documentbeheer vormt een aanvulling op gerelateerde processen, zoals inkoop, accounting, kwaliteitsbeheer en traceerbaarheid. Documenten worden een integraal onderdeel van digitale end-to-endprocessen en zijn overal in het systeem toegankelijk.