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Gestion de documents
La gestion de documents assure de manière centralisée et structurée le stockage et la gestion de tous les documents pertinents pour l’entreprise. Elle aide les entreprises à rendre les informations rapidement disponibles, à harmoniser les processus et à archiver les documents de manière conforme aux exigences d’audit.
Stockage centralisé et accès structuré
La gestion documentaire de CSB permet de stocker les documents de façon centralisée et clairement structurée au sein du système. Différents types de documents – tels que les contrats, les justificatifs, les spécifications ou la correspondance – peuvent être organisés de manière cohérente et retrouvés rapidement grâce à des critères de recherche et de filtrage définis.
Documents dans le contexte des processus
Les documents peuvent être directement reliés à des opérations commerciales et à des données de base, par exemple à des articles, des fournisseurs, des clients, des commandes ou des projets. Ainsi, les documents appropriés sont disponibles exactement là où ils sont requis pour les tâches quotidiennes, sans systèmes de stockage séparés ni ruptures de support. oder Medienbrüche.
Sécurité par rapport aux différentes versions et suivi assuré
Les modifications apportées aux documents sont gérées de manière traçable. Les versions antérieures sont conservées et peuvent être consultées si nécessaire. Cela favorise la transparence et la traçabilité tout au long du cycle de vie d’un document.
Archivage conforme aux exigences d’audit
Les documents clôturés sont archivés de manière répondant aux critères d’audit. Le classement structuré facilite les audits internes, les procédures de certification et les contrôles externes, et favorise le respect des délais de conservation légaux.
Intégration dans CSB-System
La gestion documentaire de CSB s’ajoute aux secteurs connexes tels que la gestion des achats, la gestion comptable, la gestion de la qualité ou la traçabilité. Les documents s’intègrent ainsi dans des processus numériques cohérents et sont disponibles à l’échelle du système.
Foire aux questions
Le stockage et la gestion centralisés et structurés des documents pertinents pour l’entreprise au sein du système.
Les documents sont reliés à des opérations ou des données de base (par exemple des articles, des clients, des fournisseurs, des commandes).
Grâce à la fiabilité de la gestion des versions et à l’historique – les versions antérieures restent consultables.
Un archivage conforme aux obligations de conservation, adapté aux audits et aux contrôles.
L’accès rapide dans le contexte du processus, au lieu d’une recherche devant être effectuée dans des solutions isolées.
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