Managementul documentelor

Managementul documentelor asigură salvarea și administrarea centrală și structurată a tuturor documentelor relevante pentru companie. Acesta ajută companiile la furnizarea rapidă a informațiilor, la simplificarea proceselor și la arhivarea sigură a documentelor.

Salvare centrală și acces structurat

Cu Managementul documentelor de la CSB, documentele sunt salvate la nivel central în sistem și sunt structurate în mod unic. Tipuri de documente diferite – cum ar fi contracte, documente, specificații sau corespondență – pot fi organizate în mod clar și pot fi găsite rapid, pe baza criteriilor de căutare și filtrare.

Documente în context procesual

Documentele pot fi conectate direct cu procese de afaceri și date trunchi, de exemplu cu articole, furnizori, clienți, comenzi sau proiecte. Astfel, documentele relevante sunt disponibile exact acolo unde e nevoie de ele în viața cotidiană, fără sisteme de salvare separate sau întreruperi de fluxuri. 

Siguranța versiunii și trasabilitatea

Modificările documentelor sunt administrate în mod ușor de înțeles. Se păstrează versiunile anterioare și acestea pot fi inspectate, dacă e nevoie. Acest lucru susține transparența și trasabilitatea de-a lungul întregului ciclu de viață al unui document.

Arhivarea sigură

Documentele închise sunt arhivate în siguranță. Salvarea structurată facilitează auditurile interne, certificările și verificările externe și susține respectarea termenelor legale de păstrare. 

Integrare în CSB-System

Managementul documentelor CSB completează domeniile adiacente precum aprovizionarea, contabilitatea, managementul calității sau trasabilitatea. Documentele devin astfel parte integrantă în procesele digitale, fiind disponibile în tot sistemul.