Opakowania zwrotne w Twojej piekarni
Skrzynki piekarnicze poza radarem logistyki
Wyroby piekarnicze i cukiernicze należą do kategorii produktów bardzo delikatnych. Aby zostały dostarczone do klientów w nienaruszonym stanie, muszą być przewożone w specjalnych pojemnikach transportowych. Te pojemniki są pozostawiane u klienta wraz z towarem. I z założenia powinny wrócić do producenta. Czasem jednak znikają w tak tajemniczych okolicznościach, że nawet Sherlock Holmes uznałby to za sprawę z pogranicza mistycyzmu.
Skrzynki piekarnicze i kosze cukiernicze, które nie wracają
Opakowania zwrotne powinny tworzyć obieg zamknięty. Ale tu właśnie pojawia się problem. W rotacji skrzynek na pieczywo, chleb i ciasto nieustannie ujawniają się braki. W rezultacie piekarnie i cukiernie muszą wciąż na nowo ustalać przyczyny ich zaginięcia, reorganizować dostawy i na bieżąco dokupować nowe opakowania zwrotne.
Zaginione opakowania zwrotne to problematyczna kwestia:
- koszty jednostkowe kumulują się do dużych kwot,
- następują opóźnienia w dostawach z powodu braków,
- planowanie tras jest mocno utrudnione,
- w rotacji opakowań zwrotnych pojawiają się luki,
- napięcia w relacjach z klientami B2B stają się nieuniknione.
A gdyby tak zamiast narażać się na te wszystkie niedogodności zadać sobie pytanie: Co można zrobić, żeby skrzynki i kosze wracały?
Technologia może odzyskać to, co fizycznie znika
Każde opakowanie zwrotne można oznaczyć logo firmy, ale czy to wystarczy? Z pomocą może przyjść technologia. Zacznijmy od podejścia systemowego, czyli od zarządzania opakowaniami zwrotnymi w oprogramowaniu ERP.
Na poziomie CSB ERP możemy wyodrębnić trzy procesy:
- Wymiana opakowań zwrotnych: przypisanie opakowań zwrotnych do zleceń oraz zwroty. Obsługa zwrotów może nastąpić na trzech poziomach: na poziomie zleceń, bezpośrednio w ewidencji poprzez wpisy manualne lub poprzez automatyzację procesu przy użyciu aplikacji dla kierowców.
- Baza opakowań zwrotnych: automatyczna ewidencja opakowań zwrotnych czyli saldo na każdego kontrahenta. Dzięki temu w dowolnym momencie dostępna jest informacja, ile opakowań wydano do klienta, a ile opakowań klient faktycznie zwrócił. Opakowania zwrotne można też wprowadzać manualnie do ewidencji, tworząc tym samym nowe zlecenia.
- Analityka: szczegółowe analizy wykonane wg zdefiniowanych kryteriów: trasa, klient, dzień tygodnia, rodzaj opakowania zwrotnego.
Dla lepszego zobrazowania przedstawiamy zintegrowany proces
- Dane słownikowe: założenie w systemie ERP listy opakowań zwrotnych (skrzynki, tacki, kosze, palety), kaucje, kontrakty i limity
- Wydanie do klienta: system ERP dodaje opakowanie zwrotne do zlecenia
- Saldo kontrahenta: natychmiastowe ujęcie w ERP (typ i liczba przekazanych opakowań zwrotnych) lub manualne wprowadzenie do ewidencji
- Zwrot: automatyczne odciążenie przy zwrocie opakowań zwrotnych
- Brak zwrotu: Monity - po N dniach automatyczne przypomnienie; po M dniach faktura kaucji.
- Inwentaryzacja: Miesięczne liczenie rotujące + audyt tras kierowców
- Analityka: Generowanie raportów i analiz wg zdefiniowanych kryteriów.
Uzupełnieniem do ERP jest aplikacja dla kierowców CSB Driver App.
CSB Driver App - czyli rejestracja fizycznego odbioru opakowań zwrotnych w terenie
Opakowania zwrotne są przypisywane do zleceń, a zlecenia trafiają na tablet. Gdy kierowca przyjedzie do zakładu klienta, odznacza na tablecie liczbę przekazanych i odebranych od niego opakowań zwrotnych. Kierowca rejestruje też sytuacje wyjątkowe, takie jak brak zwrotu, uszkodzenie lub zamiana pojemnika. Klient potwierdza to rozliczenie swoim podpisem.
Załadowane na pojazd opakowania zwrotne są księgowane na konto kierowcy. W momencie przekazania towaru, konto klienta jest obciążane opakowaniami zwrotnymi, a te zwracane przez niego są zapisywane pośrednio na stan kierowcy. Po powrocie do zakładu kierowca zdaje opakowania w liczbie potwierdzonej przez magazyniera, a tym samym redukowane jest zarówno konto kierowcy, jak też konto klienta. Integracja tabletów z GPS pozwala dodatkowo na kontrolę lokalizacji, w których pojawił się kierowca z dokładnością do dnia i godziny.
Domknięty obieg opakowań zwrotnych
Połączenie tych elementów tworzy zamknięty, kontrolowany obieg opakowań zwrotnych. System ERP wie, co zostało wydane i co powinno wrócić. W połączeniu z raportowaniem przez kierowców daje to pełny obraz rotacji opakowań zwrotnych.
Rezultat?
- Szybka identyfikacja strat
- Dokładne rozliczenie klientów i kierowców
- Zoptymalizowane zakupy opakowań zwrotnych
- Większa kontrola i przede wszystkim niższe koszty.
Najczęściej zadawane pytania
Tak, aktualne saldo opakowań zwrotnych można wykazywać na fakturach. Ale kaucję wykazuje się jako osobną część tam, gdzie kończy się faktura VAT. To ważne, ponieważ kaucja to nie jest sprzedaż.
Tak, system wspiera rejestrację opakowań przy pomocy czytników kodów, fotokomórek lub kamer wizyjnych. W zależności od zastosowanej techniki znakowania opakowań, uruchamiane jest odpowiednie rozwiązanie sprzętowe.
Tak, jeśli rejestarcja danych związanych z obrotem opakowań zwrotnych jest systemowo wdrożona (zarówno w zakładzie, jak też na zewnątrz), to jak najbardziej możemy prześledzić całą historię "życia" opakowania.