Zdrowie i środowisko są dziś nierozłącznie ze sobą powiązane. Przede wszystkim dlatego, że zdrowie jest postrzegane w kategoriach holistycznych i w tym sensie nie da się go oddzielić od czynników środowiskowych. W rezultacie coraz większą rolę odgrywa zdrowe odżywianie. To z kolei oznacza duże wyzwania dla przemysłu spożywczego i konieczność uzyskania różnych certyfikatów. Przy czym zarządzanie certyfikacją może być czasochłonne i dość kosztowne.

Czy cyfryzacja może obniżyć koszty zarządzania certyfikacją? Aby odpowiedzieć na to pytanie posłużymy się IFS (International Food Standard - międzynarodowy standard bezpieczeństwa żywności). Nasz kolega, Philipp Beumers, przeanalizował IFS pod kątem cyfryzacji audytów w przemyśle spożywczym oraz przeprowadził wywiad z dwoma ekspertami reprezentującymi jeden z największych zakładów mięsnych. Ich osobiste doświadczenia oraz problemy, które napotkali w procesie cyfryzacji zostały uwzględnione w kryteriach wymagań wobec narzędzia cyfrowego, które nie tylko ułatwi nawigację w dżungli audytów, ale też sprawdzi się na rynku międzynarodowym.

Coraz więcej audytów w branży spożywczej 

Organizując procesy, przedsiębiorstwa z branży spożywczej muszą uwzględnić wymagania związane z różnymi certyfikatami. Pozwala to spełnić wymagania handlu detalicznego oraz udokumentować cały proces produkcji i przetwórstwa zgodnie z oczekiwaniami konsumentów. Należy przy tym wziąć pod uwagę różne audyty. Certyfikaty, takie jak IFS Food służą przede wszystkim do zapewnienia jakości i bezpieczeństwa żywności. Z kolei procedury, takie jak koncepcja HACCP identyfikują i analizują potencjalne zagrożenia oraz krytyczne punkty kontrolne w zarządzaniu procesami.

Rosnąca liczba audytów i certyfikatów stanowi dla małych i regionalnych zakładów spożywczych bardzo duże wyzwanie organizacyjne, zarówno pod względem kosztów, jak i pod kątem dokumentacji oraz personelu. Różnorodność i liczebność nowych wymagań powodują, że nie jest łatwo zintegrować je z istniejącymi procesami. Dodatkowo, wymagania te regularnie się zmieniają, a wprowadzone w całym systemie informacje muszą być ze sobą powiązane w celu spełnienia kryteriów oceny.

Aby sprostać tym wymaganiom, przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z systemów informacyjnych zarządzania. Systemy te ułatwiają wykonywanie powtarzających się przed każdym audytem czynności oraz przedstawiają najważniejsze informacje w uporządkowanej formie. Systemy zarządzania certyfikacją oferują również dostawcy oprogramowania.

Podstawy audytu

W przypadku pracy z cyfrowym narzędziem do zarządzania certyfikacją, kluczową rolę odgrywa wolumen i jakość danych. Wymagane w związku z certyfikatami informacje pochodzą z następujących obszarów:

• Procesy (np. udokumentowany przepływ informacji, przebieg procesów, itd.)
• Wskaźniki (np. wskaźniki z systemu ERP lub inne wskaźniki)
• Dokumenty (np. pliki i treści multimedialne)
• Zakresy odpowiedzialności (np. schemat organizacyjny)
• Procesy ciągłego ulepszania (np. projekty i działania)

Praktyka pokazuje, że wyszukiwanie i przygotowywanie istotnych dla audytu informacji wiąże się z dużymi nakładami czasowymi i finansowymi. Dane są z reguły wprowadzane w sposób zdecentralizowany, w różnych systemach analogowych i cyfrowych. Do tego dochodzi nowy trend: przygotowywanie danych na potrzeby audytu i samo przygotowanie audytu nie następują już selektywnie, lecz stały się stałym elementem pracy. Powodem tego są coraz krótsze odstępy czasowe pomiędzy poszczególnymi audytami, a także rosnąca liczba niezapowiedzianych audytów. To wszystko wiąże się z ogromnymi nakładami!

Dobra wiadomość jest taka, że te nakłady da się zredukować dzięki centralnemu wyszukiwaniu informacji. System ERP jest dużym wsparciem w procesie certyfikacji, ale dane w systemie muszą być najpierw opracowane przez ludzi. Te nakłady pracy zwracają się jednak w późniejszym czasie, ponieważ efektywność wzrasta, gdy używana na co dzień dokumentacja jest udostępniona w prostej formie.

Świat certyfikacji jutra

A jak można zdigitalizować zarządzanie certyfikacją poza centralizacją informacji?

Proponowane podejście: podstawę tworzy obejmujący wszystkie certyfikaty katalog opisowy wymagań wraz z indeksem, który odsyła do odpowiednich certyfikatów. Na niższych poziomach, odpowiednie ilościowe lub jakościowe kryteria kontroli są powiązane z pojedynczymi wymaganiami. Następnie sprawdza się, czy procesy tworzące wartość i wspierające tworzenie wartości pochodzące ze wszystkich używanych systemów i urządzeń zostały uwzględnione w systemie zarządzania informacjami, dodając referencję do oryginalnego źródła danych. W tym celu można na przykład wykorzystać blockchain jako platformę dla certyfikatów i przechowywać tam centralnie wszystkie dane. Z tego miejsca dane mogą być nie tylko udostępniane do użytku wewnętrznego, ale także udostępniane na zewnątrz (np. konsumentom). W ten sposób można zagwarantować pełną przejrzystość w zakresie wytworzonych produktów, co jest jednym z kluczowych wymagań rynkowych.

To, czy takie podejście wraz ze wszystkimi wynikającymi z niego szansami i zagrożeniami jest akceptowalne, w każdym przedsiębiorstwie należy rozważyć indywidualnie. Warto jednak przynajmniej pomyśleć o odpowiednim gromadzeniu i przetwarzaniu danych.