5 sposobów na cyfrową transformację Twojego biura

Rok pandemii za nami. W niektórych regionach świata widać już światełko w tunelu: wskaźniki zachorowalności stopniowo spadają, zwiększa się dostępność szczepionek, powoli wraca normalność. Patrząc wstecz na ten rok, nie sposób jednak nie zauważyć dużych zmian - w pracy, w sposobie spożywania i przygotowywania posiłków i ogólnie w codziennym życiu. Wszystko to przyspieszyło także cyfryzację procesów biurowych. W jaki sposób? Postaramy się odpowiedzieć na to pytanie z naszej perspektywy.

To oczywiste, że przedsiębiorstwa robią wszystko, żeby dotrzeć do konsumenta. Restauracje dołączyły do nowego trendu znanego jako ‘dark kitchens’.Trend ten jest oparty na dowozach dań z różnych kuchni bezpośrednio do domu lub do biura albo na osobistym odbiorze zamówionego jedzenia. E-handel dynamicznie rozwija się a wiele sklepów zorganizowało na swoich parkingach punkty odbioru zakupów w systemie ‘Drive’, czyli dostawy wprost do bagażnika samochodu. Natomiast w biurach, pracownicy pracują w rotacyjnym systemie pracy, częściowo w firmie, częściowo z domu. Dlaczego o tym piszemy? Przede wszystkim dlatego, że w opisanych sytuacjach technologia informacyjna musi zapewnić sprawne funkcjonowanie biznesu. Dotyczy to także procesów biurowych, w przypadku których cyfryzacja i automatyzacja stały się koniecznością. Poniżej przedstawiamy 5 naszych rekomendacji w tym zakresie:  

1. EDI

Technologia EDI jest stosowana od dziesięcioleci i nie jest niczym nowym. Jednak pandemia Covid-19 zweryfikowała w wielu przedsiębiorstwach podejście do tego tematu. Do tej pory często było tak, że do wymiany danych z systemami finansowo-księgowymi używano portali webowych, które wymagały zwiększonych nakładów pracy manualnej. Dziś, dobre rozwiązania EDI są w stanie sprawdzić, czy ceny i daty dostaw są prawidłowe, czy produkt jest dostępny do wysyłki i czy klient zamówił standardowe produkty. Kolejną zaletą tej technologii jest integracja z zewnętrznymi dostawcami usług logistycznych, a także z powszechnie dostępnymi źródłami danych, które są używane w procesie automatycznego wyznaczania cen. Z praktyki wynika, że wdrożenie technologii EDI często prowadzi do znacznych oszczędności w obszarze administracyjnym.    

2. Zarządzanie dokumentami

Systemy do zarządzania dokumentami są stosowane w firmach już od dawna, ale z biegiem czasu archiwizacja stała się tańsza a oprogramowanie do skanowania dokumentów inteligentniejsze. Według IDC, systemy archiwizowania zwiększyły wydajność pracowników biurowych o 15%. Teraz te rozwiązania są jeszcze bardziej zaawansowane:   

1. System zarządzania dokumentami zapewnia sprawny obieg edytowanych dokumentów, m. in. zgłoszeń zapotrzebowania, wniosków na wyjazdy służbowe, specyfikacji produktów czy certyfikatów jakości w całej organizacji – niezależnie od miejsca wykonywania pracy przez pracownika czy kanału komunikacji, którym może być też poczta e-mail oraz Internet 
2. Rozwiązanie AI jest w stanie zidentyfikować dokumenty i wykonać kilka powtarzalnych zadań, na przykład rozpoznać fakturę i jej treść oraz określić metadane – innymi słowy, zadania człowieka przejęła sztuczna inteligencja  
3. Oprogramowanie do zarządzania umowami przenosi zasady zaczerpnięte z procesów transakcyjnych do umów z długim okresem obowiązywania, takich jak umowy najmu nieruchomości czy umowy z operatorami telefonii komórkowej.   

3. Integracja z bankami  

Na całym świecie obowiązują różne standardy bankowe. Podczas gdy Unia Europejska zharmonizowała i ustandaryzowała transakcje biznesowe pomiędzy krajami już dawno temu, w Ameryce Północnej wciąż stosowane są różne standardy, jak na przykład sieć ACH, która elektronicznie łączy uczestniczące banki na całym świecie, głównie w Stanach Zjednoczonych. Inne systemy, w tym “Positive Pay" są mniej ustandaryzowane i różnią się w zależności od banku. Sytuacja się jednak zmienia. MT-940 jest globalnym standardem bankowym, który zezwala na import wyciągów bankowych oraz umożliwia elektroniczne przetwarzanie rozliczeń z kontrahentami i weryfikację stanów kont bankowych – wszystkie te czynności to powtarzalne zadania w cyfrowym biurze. Praktyka pokazuje, że coraz więcej transakcji bankowych to transakcje elektroniczne, co tylko przyspiesza adaptację nowych technologii.    

4. Zarządzanie wydatkami

Wspomniałem powyżej system zarządzania obiegiem dokumentów, który został rozszerzony o wstępnie autoryzowane wydatki (z reguły w przypadku zgłoszenia zapotrzebowania na podstawie zamówienia) oraz faktury przychodzące bez wcześniej złożonego zamówienia. Do zarządzania umowami włączono obszary, w których powstają regularne wydatki, czyli czynsze za wynajem, raty hipoteczne, raty leasingowe za samochody służbowe czy rachunki za telefon. Aktualnie podjęto też prace nad tym, aby rozszerzyć ten zakres o zarządzanie kosztami wyjazdów służbowych lub o monitorowanie wydatków. Wiele firm pokrywa wydatki za pośrednictwem karty kredytowej i integruje te rozliczenia bezpośrednio z zarządzaniem wydatkami, automatyzując tym samym zadania w obszarze finansowo-księgowym.  

5. Codzienna inwentaryzacja w księgowości

Takie rozwiązanie jest dziś standardem w zintegrowanych systemach. Złożoność procesów w branży spożywczej, liczne modyfikacje produktów i działania, które przynajmniej częściowo wymagają manualnej inwentaryzacji z użyciem skanerów i kodów kreskowych nigdy nie wzbudzały zaufania księgowych. W większości przypadków podczas spisu z natury dochodziło do błędów w liczeniu, mimo że stan się zgadzał. Teraz to się zmieniło. Zamiast manualnych korekt inwentaryzacji raz na okres rozliczeniowy, firmy codziennie księgują ruchy magazynowe. Za pomocą matematycznych kalkulacji wydatków tygodniowych lub miesięcznych w oparciu o istniejące budżety i z wykorzystaniem zaawansowanych formuł z zakresu analityki biznesowej, dyrektor finansowy i pracownicy działu księgowości mogą przedstawić zarządowi sprawozdania finansowe już w bieżącym okresie księgowym. Te codzienne rachunki zysków i strat są na tyle zgodne z wynikiem na zamknięcie okresu, że nie ma sensu z tym czekać – chyba że chodzi o sprawozdania finansowe do Urzędu Skarbowego lub dla biegłego rewidenta księgowego.  

Przez 30 lat wiele się zmieniło  

Za przykład możemy podać jednego z klientów, jakim jest niemiecki zakład przetwórstwa mięsa zlokalizowany w pobliżu naszej centrali. Zakład zatrudniał wtedy ok. 300 pracowników, w tym 15 pracowników biurowych. Ta liczba nie zmieniła się do dziś, z tą różnicą, że większość z tych 15 pracowników zajmuje się teraz IT, ponieważ powtarzalne zadania w księgowości zostały zautomatyzowane. Aktualnie firma zatrudnia tylko jednego księgowego, który przejął też inne zadania wynikające m. in. z coraz bardziej złożonego otoczenia prawnego firmy, zwłaszcza nowych przepisów prawnych w zakresie śledzenia pochodzenia czy bezpieczeństwa żywności. Nasz klient to tylko jeden z wielu przykładów na to, że cyfryzacja i automatyzacja procesów stają się dominującym trendem, który nie omija też procesów biurowych.