Gestão de documentos

A gestão de documentos assegura o armazenamento e a gestão centralizados e estruturados de todos os documentos relevantes para a empresa. Ajuda as empresas a disponibilizar informações rapidamente, a uniformizar processos e a arquivar documentos de forma a garantir a conformidade com as normas de auditoria.

Armazenamento centralizado e acesso estruturado

Com a gestão de documentos da CSB, os documentos são armazenados centralmente no sistema e estruturados de forma clara. Diferentes tipos de documentos – como contratos, recibos, especificações ou correspondência – podem ser organizados de forma clara e rapidamente encontrados através de critérios de pesquisa e filtragem definidos.

Documentos no contexto do processo

Os documentos podem ser diretamente associados a transações comerciais e dados mestre, por exemplo, a artigos, fornecedores, clientes, encomendas ou projetos. Desta forma, os documentos relevantes estão disponíveis exatamente onde são necessários no dia-a-dia de trabalho, sem sistemas de arquivo separados ou rupturas de mídia.  

Segurança de versões e rastreabilidade

As alterações nos documentos são geridas de forma rastreável. As versões anteriores são mantidas e podem ser consultadas, se necessário. Isto promove a transparência e a rastreabilidade ao longo de todo o ciclo de vida de um documento.

Arquivo à prova de revisão

Os documentos concluídos são arquivados de forma segura para revisão. O arquivo estruturado facilita auditorias internas, certificações e auditorias externas e apoia o cumprimento dos prazos de conservação legais.  

Integração no CSB-System

A gestão de documentos CSB complementa áreas afins, como aquisição, contabilidade, gestão da qualidade ou rastreabilidade. Os documentos tornam-se assim parte integrante de processos digitais contínuos e estão disponíveis em todo o sistema.