Gestione documenti

La Gestione documenti si occupa dell’archiviazione e gestione centrale e strutturata di tutti i documenti aziendali rilevanti. Consente alle aziende di rendere rapidamente disponibili le informazioni, semplificare i processi e archiviare i documenti a prova di revisione.

Archivio centrale e accesso strutturato

Con la Gestione documenti di CSB, i documenti vengono archiviati e strutturati centralmente nel sistema. I differenti tipi di documenti - ad esempio contratti, ricevute, specifiche o corrispondenza - possono essere organizzati in modo chiaro e resi facili da reperire grazie a criteri di ricercae filtro definiti.

Documenti nel contesto del processo

I documenti possono essere collegati direttamente a transazioni commerciali e anagrafiche, per esempio ad articoli, fornitori, clienti, ordini o progetti.  In questo modo i documenti sono disponibili nel quotidiano proprio dove servono, senza sistemi di archiviazione a parte o interruzioni del flusso di informazioni.  

Controllo delle versioni e tracciabilità

Le modifiche ai documenti sono tracciabili. Le versioni precedenti rimangono invariate e possono essere consultate al bisogno. Questo supporta la trasparenza e la tracciabilità lungo l’intero ciclo di vita di un documento.

Archiviazione a prova di revisione

I documenti completati vengono archiviati a prova di revisione. L’archivio strutturato facilita gli Audit interni, le certificazioni e i controlli esterni e supporta il rispetto dei termini legali di conservazione.  

Integrazione nel CSB-System

La Gestione documenti di CSB integra le aree adiacenti come gli Acquisti, la Contabilità, la Gestione Qualità o la Rintracciabilità. I documenti diventano parte integrante dei processi digitali e sono a disposizione in tutto il sistema.