System ERP pełni funkcję centralnego układu nerwowego w każdej mleczarni. A ponieważ wybór ERP to decyzja, która sięga daleko w przyszłość, podejmując ją należy uwzględnić kilka istotnych punktów.

Proces podejmowania decyzji w zakładach mleczarskich staje się coraz bardziej złożony. W tej branży na produkcję mocno wpływają czynniki zewnętrzne: ciągłe wahania cen i popytu, oczekiwania społeczne w kwestii zrównoważonego rozwoju i przejrzystości procesów, wysokie wymagania w zakresie jakości oraz zmieniające się uwarunkowania środowiskowe zmuszają mleczarnie do implementacji kosztownych zmian. Przy czym codzienna działalność operacyjna jest i tak już wystarczająco skomplikowana. Przede wszystkim dlatego, że mleczarnie muszą też wypracować swoją marżę handlową, co wiąże się m. in. z koniecznością optymalizacji kosztów produkcji. Tak więc każde przedsiębiorstwo, które chce szybko reagować na wymagania konsumentów, elastycznie zorganizować produkcję i utrzymać wysoką konkurencyjność musi postawić na ciągłą cyfryzację procesów.   

I tu właśnie pojawia się problem: jak to zrobić, jakich rozwiązań użyć, a przede wszystkim jak uniknąć typowych problemów? Wszystko sprowadza się tak naprawdę do siedmiu pytań często zadawanych przez przedsiębiorców, informatyków i kierowników poszczególnych wydziałów.   

1. Dlaczego tak wiele mleczarni jest niezadowolonych ze swoich rozwiązań IT?

Klasyk w branży: nowe, niewyspecjalizowane branżowo systemy ERP będą musiały być po implementacji jeszcze bardzo długo dopasowywane do indywidualnych wymagań zakładu, ponieważ zwyczajnie nie są one w stanie natychmiast odwzorować początkowych lub nowych wymagań mleczarni. I co wtedy?

Ciągłe dopasowywanie aktualizacji systemu ERP do własnego rozwiązania jest kosztowne. Tak jest do momentu, w którym nie będzie to już nawet możliwe. Wiele przedsiębiorstw postanawia wtedy pracować z funkcjami dostępnymi w innych rozwiązaniach IT. Wynikiem tego jest nawarstwianie się różnych systemów i rosnące niezadowolenie zarządu oraz pracowników działu IT.    

2. Co wybrać: jeden kompleksowy system ERP czy koszyk najlepszych w swojej klasie rozwiązań typu "best of breed"?

Przyjmijmy, że przedsiębiorstwo już od dawna stosuje specjalistyczne oprogramowanie. Co to oznacza? Dział sprzedaży pracuje ze szczególnie efektywnym systemem CRM do pozyskiwania nowych klientów, księgowość używa kompleksowego systemu finansowo-księgowego, w obszarze kalkulacji wykorzystywane jest rozwiązanie branżowe dla mleczarni, a system ERP monitoruje procesy gospodarki towarowej i materiałowej. Z pewnością specjalistyczne rozwiązania są wydajne i oferują szereg ciekawych funkcji. Ale w ujęciu całościowym są też dużo droższe, zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę koszty zakupu, implementacji, serwisu i szkoleń dla pracowników.  

Decydujące pytanie brzmi: czy dla realizacji poszczególnych zadań na pewno potrzebne są tak rozbudowane rozwiązania? To, co na pierwszy rzut oka wydaje się być efektywnym rozwiązaniem ze zoptymalizowanymi pod kątem każdego obszaru aplikacjami, w codziennej pracy szybko osiąga granice swoich możliwości. Wszystkie te systemy trzeba serwisować i na bieżąco aktualizować. Jest to też związane z przechowywaniem ogromnych ilości danych oraz z zagwarantowaniem niezawodnej integracji z innymi systemami.   

Jakie sytuacje często mają miejsce? Silosy danych. To oznacza, że dane są dostępne tylko w jednej aplikacji, a inni użytkownicy nie mają dostępu do tych danych (a przynajmniej nie mają go w czasie rzeczywistym) albo w ogóle nie wiedzą o istnieniu niektórych informacji. Różne systemy IT są mozolnie ze sobą łączone za pośrednictwem interfejsów i integratorów systemowych, ale poziom integracji nie jest szczególnie wysoki. Dane ze wszystkich systemów, zwłaszcza z systemu zarządzania jakością i z systemu produkcyjnego muszą być manualnie zestawiane z poziomu różnych aplikacji czy z arkuszy Excela, a następnie powiązane ze sobą. Z pewnością nie jest to efektywne.  

W ten sposób można wprawdzie wykonać poszczególne zadania, ale jest duże ryzyko, że pewne problemy zostaną tylko przesunięte w czasie. Prawdopodobnie będzie tak, że środowisko IT będzie coraz bardziej niejednolite, kosztowne i trudne w zarządzaniu.  

Jaki system pozwoli spełnić indywidualne wymagania, a jednocześnie jest prosty w obsłudze? Może to być system najlepszy w swojej klasie, ale może to być też branżowy ERP.  Więcej informacji: Zintegrowane rozwiązanie kontra najlepsze w swojej klasie rozwiązania "best-of-breed"

3. Dlaczego rozwiązanie standardowe z reguły wygrywa z rozwiązaniem indywidualnym?

Celem oprogramowania standardowego jest spełnienie wymagań możliwie jak największej liczby użytkowników. Ale rozwiązanie ERP dedykowane dla przemysłu maszynowego nie spełni wymagań zakładu produkcji żywności, takiego jak na przykład mleczarnia. Niewyspecjalizowane branżowo systemy ERP wymagają wdrożenia rozwiązań indywidualnych, prac instalacyjnych, migracji danych, prac programistycznych, umów serwisowych i licencji dla użytkowników – a to wszystko niemało kosztuje.   

Rozwiązanie dedykowane branży spożywczej pozwoli rozwiązać ten problem. Tak naprawdę nie chodzi o to, czy system ma modułową budowę. Każdy system musi być tak zbudowany, ponieważ nie wszystkie mleczarnie potrzebują tych samych modułów podczas pierwszej implementacji. Kluczowe jest to, czy system jest wdrożony w innych sektorach o podobnych wymaganiach. W takim przypadku odpowiednie ustawienia w parametryzacji pozwolą szybko dopasować go do konkretnych wymagań mleczarni. Dobrym przykładem są receptury i specyfikacje materiałowe, które w branży spożywczej i kosmetycznej w wielu przypadkach wykazują liczne podobieństwa. Zawsze warto wykorzystać wiedzę branżową i rozwiązania najlepszych praktyk z podobnych branż oraz zorientować się, gdzie identyczne wymagania zostały już spełnione.  

Będzie to jeszcze łatwiejsze, gdy stale aktualizowane i uzupełniane funkcje, których wymaga przemysł mleczarski są już zaimplementowane w systemie. Pozwoli to podejmować decyzje na bazie rzetelnych informacji, zwiększyć efektywność pracy przy jednoczesnym obniżeniu kosztów produkcji oraz zapewnić zgodność ze standardami jakości i wymogami w zakresie śledzenia pochodzenia na potrzeby handlu zagranicznego. Elastyczne planowanie produkcji obejmuje także zarządzanie zasobami i surowcami, ponieważ efektywne działania w tym zakresie pozwolą zrekompensować skutki wahań rynkowych.

To dobra i bezpieczna inwestycja na przyszłość, ponieważ rozwiązania branżowe w standardzie mają tę zaletę, że cyfryzacja procesów i obszaru produkcji jest możliwa bez konieczności zmiany systemu. Dodatkowym atutem jest to, że taki system jest na bieżąco aktualizowany.  

4. Dlaczego integracja jest najważniejszym kryterium sukcesu?

Po wpisaniu w wyszukiwarkę Google hasła „pełna integracja i ERP“ pojawia się 115 000 wyników (stan na styczeń 2023). Po zapoznaniu się z wynikami wyszukiwania można uzyskać informacje na temat ogólnych funkcji, procesów czy dostawców rozwiązań IT. Ale czy to wystarczy?  

Pełna integracja w kontekście mleczarni oznacza, że oprogramowanie zawiera wszystkie wymagane programy w standardzie. I nie chodzi tylko o standardowe moduły, takie jak gospodarka towarowa: zaopatrzenie, określanie zapotrzebowania, logistyka i magazynowanie, ERP dla produkcji plus gospodarka materiałowa, sprzedaż, finanse i rachunkowość, marketing, controlling, ale także o komponenty dedykowane branży spożywczej, takie jak PPS (planowanie i sterowanie produkcją), śledzenie pochodzenia, etykietowanie, MES, QM/QA, zarządzanie certyfikatami (audyt), Linecontrol i inne. Do tego dochodzą moduły dedykowane branży mleczarskiej, na przykład moduł do rozliczenia skupu mleka.   

W ten sposób można uniknąć wysokich nakładów na dodawanie potrzebnych funkcji w systemie ERP, a tym samym konieczności integracji za pośrednictwem API i interfejsów. Pozwala to zaoszczędzić wiele pracy, czasu i pieniędzy, ponieważ wszystko stanowi integralną część pakietu. Zakładamy, że każdy będzie jednak chciał zachować kilka indywidualnych rozwiązań, więc nie obędzie się bez interfejsów (najlepiej standardowych), ale tylko wtedy, gdy będzie to naprawdę konieczne.

5. Dlaczego najlepszy na pierwszy rzut oka wybór nie zawsze jest właściwy?

Nikt nie podejmuje decyzji o zakupie oprogramowania bez uprzedniej analizy dostawców. To podstawy. Zwłaszcza w przypadku tak dużych inwestycji jak wybór właściwego systemu ERP. W tym przypadku należy wziąć pod uwagę nie tylko fakty i liczby, ale też ocenić, czy dany dostawca IT ma potencjał rozwojowy. Każde oprogramowanie musi być nieustannie rozwijane i ulepszane.  

Na początek należy jasno sprecyzować swoje wymagania. Porównanie cen (często tylko na podstawie liczby użytkowników nazwanych i jednoczesnych) to zaledwie jeden czynnik kosztowy. Równie ważne są interfejsy oraz integracja pionowa, co z kolei podwyższy koszty. Przed podjęciem decyzji trzeba więc uwzględnić wszystkie czynniki kosztowe. I zadać sobie pytanie, czy na pewno wykreślić z listy danego dostawcę IT tylko dlatego, że na pierwszy rzut oka wydaje się za drogi.   

6. Dlaczego wizyta u klientów referencyjnych jest tak ważna?

Tak, to warunek konieczny. Wizyty referencyjne to ważny, jeśli nawet nie najważniejszy punkt na etapie wstępnej selekcji potencjalnych dostawców ERP. W końcu każdy chce naocznie przekonać się, jak system działa w praktyce.

Warto porozmawiać z graczami rynkowymi, którzy znają systemy ERP dla przemysłu mleczarskiego. A później umówić się na wizyty referencyjne. Dostawca oprogramowania nie musi być na nich obecny, chyba że zostanie poproszony o udział w takiej wizycie. Klient musi mieć zapewnioną możliwość szczerej i otwartej rozmowy z potencjalnym nabywcą oprogramowania. Na taką wizytę warto zarezerwować sobie co najmniej jeden dzień, wszystko dokładnie obejrzeć i zadawać pytania. Z doświadczenia wiemy, że klienci referencyjni powiedzą szczerze, co myślą i w jeden dzień można bardzo dużo dowiedzieć się na temat rozwiązania, dostawcy systemu oraz wyzwań i szans.   

 7. Dlaczego analiza przedwdrożeniowa jest istotna przy wyborze dostawcy?

Jak znaleźć dostawcę, z którym naprawdę można stworzyć właściwą koncepcję? Tu przechodzimy do sedna: nie można dać się zwieść obietnicom na papierze (papier przyjmie wszystko). Taki dokument zawiera z pewnością ciekawe punkty, ale nie są one kluczowe w procesie podejmowania decyzji. Obiecać można wiele, ale tak naprawdę liczy się realizacja zdefiniowanych punktów. To kolejny argument przemawiający za wizytą referencyjną i za sporządzeniem analizy przedwdrożeniowej.  

Analiza przedwdrożeniowa pozwoli nieco lepiej poznać potencjalnego dostawcę, sprawdzić jego wiedzę branżową i zapytać o rozwiązania najlepszych praktyk zastosowane już w zrealizowanych projektach. Dzięki temu można szybko zorientować się, czy jest to partner, we współpracy z którym można zaimplementować konieczne zmiany.  

Na tym etapie, solidny dostawca otwarcie pokaże potencjał rozwojowy Twojego biznesu, przyjmując za punkt wyjściowy aktualny stan faktyczny. Na jedno chcielibyśmy zwrócić uwagę. W kwestii ERP najczęściej mówi się tylko o standardowych modułach gospodarki towarowej. Procesy dotyczą jednak wszystkich wydziałów i jako takie powinny być otwarcie przedyskutowane. Co mówią na ten temat Twoi pracownicy? Co jest złe, czego brakuje, co nie działa optymalnie? Gdzie są konieczne modyfikacje? Kompetentny dostawca podejmie te punkty jako konsultant, moderator i ankieter, a następnie szczegółowo omówi je podczas kolejnych warsztatów.  

W kontekście Przemysłu 4.0 należy wyjść poza tematy handlowe i skupić uwagę na produkcji. Powszechnie stosowane są rozwiązania pośredniczące, takie jak MES, bez zastanawiania się nad dalszym przetwarzaniem tych danych (słowo kluczowe: silosy). Jednak coraz bardziej złożony proces integracji i wymiana danych z systemem produkcyjnym wymagają analizy wszystkich danych produkcyjnych. Później mogą być dodane tylko drobne szczegóły i dokładne definicje interfejsów dla istniejących systemów SCADA, urządzeń autonomicznych, wag, etykieciarek i czujników. Istnieją też pewne indywidualne różnice: podczas gdy jedna mleczarnia skupia się tylko na systemie kontroli rentgenowskiej lub na drukarkach, inna mleczarnia może zdecydować się na implementację zaawansowanych systemów sterowania produkcją w połączeniu z wymianą danych (dane planowe/rzeczywiste).

Decydując się na danego dostawcę IT nie warto polegać tylko na kryteriach określonych na papierze i na liczbach. To będzie skutkować rozczarowaniem, ponieważ projekty nie będą zrealizowane w zdefiniowanym zakresie, zgodnie z wyznaczonymi celami jakościowymi i w ramach ustalonego harmonogramu, a podprojekty w ogóle nie zostaną zrealizowane. Analiza przedwdrożeniowa wiąże się z poniesieniem różnych nakładów, ale w rezultacie daje możliwość dokładnego zaplanowania całego projektu i zastanowienia się nad najlepszymi scenariuszami.   

Podsumowanie

Poszukiwania dostawcy ERP, który jest w stanie spełnić wymagania mleczarni jest czasochłonne – to czas na wizyty referencyjne, analizę przedwdrożeniową i rozmowy.  Ale warto poświęcić na to czas: dostawca branżowego ERP zapewni mleczarniom nie adekwatne usługi konsultingowe, ale także indywidualnie dopasowaną koncepcję wdrożeniową oraz przedstawi strategię w zakresie ERP i cyfryzacji, która umożliwi pomyślną realizację projektu. Już na etapie wyboru potencjalnego dostawcy należy wyraźnie określić swoje perspektywiczne wymagania. Z systemem ERP pracuje się przez kolejnych 10, 15 lat lub dłużej. Warunkiem koniecznym jest tutaj ciągły rozwój systemu ERP, na przykład poprzez regularne aktualizacje do wersji, ale także jego fundamentalną zdolność do integracji pionowej.

W ramach projektu "Made in China 2025" Chiny wyznaczają aktualnie standardy dla wszystkich mleczarni. W tym kraju wdrażane są te same zmiany, ale stopniowo krok po kroku, ponieważ zmiany te muszą być opłacalne. Jaki z tego wniosek? Gdy zadamy sobie pytanie o rentowność  i odpowiemy na nie twierdząco, to warto natychmiast przystąpić do działania!