Gestión de documentos

La gestión de documentos tiene como objetivo la gestión y el archivo centralizados y estructurados de todos los documentos de la empresa. Ésta ayuda a las empresas a hacer que la información esté disponible rápidamente, a unificar procesos así como a archivar documentos de manera segura.

Archivo central y acceso estructurado

Con la gestión de documentos de CSB, los documentos se almacenan en el sistema de modo centralizado y se estructuran de forma inequívoca. Es posible organizar diferentes tipos de documentos – como contratos, recibos, especificaciones o correspondencia – y buscarlos rápidamente mediante criterios de búsqueda y filtrado definidos.

Documentos en el contexto del proceso

Los documentos se pueden vincular directamente con procesos de negocio y datos maestros, como por ejemplo, con artículos, proveedores, clientes, pedidos o proyectos. De este modo, los documentos relevantes están disponibles exactamente donde se necesitan en el trabajo diario, sin necesidad de sistemas de archivo separados ni interrupciones del flujo de información. 

Seguridad de las versiones y trazabilidad

Las modificaciones en los documentos se gestionan de forma transparente. Las versiones anteriores se conservan y pueden ser consultadas en caso necesario. Esto ayuda a garantizar la transparencia y la trazabilidad durante todo el ciclo de vida de un documento.

Archiva a prueba de revisión

Los documentos finalizados se archivan a prueba de revisión. El archivo estructurado facilita auditorías internas, certificaciones y controles externos, dando soporte al cumplimiento de los plazos de conservación legales.  

Integración en el CSB‑System

La gestión de documentos de CSB integra áreas adyacentes como compras, contabilidad, gestión de calidad o trazabilidad. Los documentos pasan a formar parte de procesos digitales continuos y están a disposición en todo el sistema.