ERP-systeem voor zuivelbedrijven - zeven vragen en zeven antwoorden

Het ERP-systeem is het kloppende hart van de zuivelfabriek. Dat is duidelijk. Maar bij het kiezen van een ERP zijn er enkele belangrijke punten om rekening mee te houden, zelfs in de verre toekomst.

Beslissers in de melkveehouderij moeten in hun bedrijf met steeds meer factoren rekening houden. De productie is als bijna geen andere sector onderhevig aan externe invloeden: factoren zoals fluctuerende prijzen en vraag, eisen voor meer duurzaamheid en transparantie, strengere eisen voor kwaliteitsborging of veranderende milieuomstandigheden dwingen de zuivelindustrie tot soms zeer kostbare veranderingen. De dagelijkse gang van zaken is al ingewikkeld genoeg. Want zuivelbedrijven moeten ervoor zorgen dat ze hun contributiemarge veiligstellen door de productiekosten te optimaliseren. En als je flexibel en klantgericht wilt produceren en dus concurrerend wilt blijven, ontkom je uiteindelijk niet aan voortdurende digitalisering.

Maar daar ligt het probleem: hoe, met welke oplossingen en vooral: hoe de klassieke problemen te vermijden. Uiteindelijk zijn dit de zeven vragen die veel bedrijfsleiders, IT-managers of fabrieksmanagers me stellen.

1. Waarom zijn zoveel zuivelbedrijven ontevreden over hun IT-oplossingen?

Het is een klassieker: nieuwe, niet-industriespecifieke ERP-systemen worden vaak aangepast en op maat gemaakt voor een langere periode na implementatie, omdat industriestandaardsystemen niet voldoen aan de oorspronkelijke of evoluerende vereisten in de zuivelsector. Wat gebeurt er dan?

Het wordt steeds ingewikkelder om ERP-systemen aan te passen aan de interne maatwerkoplossing. En op een gegeven moment werkt het niet meer. Veel bedrijven kiezen er daarom voor om de benodigde functies uit te besteden aan andere IT-oplossingen. Het resultaat is een warboel van systemen en ontevredenheid tussen IT en management.

2. Wat is beter met ERP: volledige software of 'best of breed'?

Met andere woorden, het bedrijf is allang de weg ingeslagen van gespecialiseerde software. In detail betekent dit dat de verkoop is gebaseerd op een bijzonder effectief CRM-systeem voor het werven van nieuwe klanten, de boekhouding maakt gebruik van uitgebreide financiële software, voor de calculatie wordt een gespecialiseerde oplossing voor de zuivelindustrie gebruikt en het ERP-systeem zorgt alleen voor het goederen- en materialenbeheer. Gespecialiseerde oplossingen zijn zeker erg krachtig en bieden interessante mogelijkheden. In de regel zijn ze echter duurder in aanschaf en de kosten voor implementatie, onderhoud en training van personeel zijn ook hoger.

Maar de cruciale vraag is: hebt u echt zo'n uitgebreide en complexe oplossing nodig voor uw bedrijf? Wat op het eerste gezicht een efficiënte oplossing lijkt met toepassingen die geoptimaliseerd zijn voor het betreffende gebied, bereikt al snel zijn grenzen in het dagelijkse werk. Al deze systemen moeten worden onderhouden en bijgewerkt. Ze vereisen meerdere gegevensarchieven en hebben altijd een betrouwbare verbinding met andere systemen nodig.

Wat vaak gebeurt: datasilo's. Concreet betekent dit dat gegevens alleen beschikbaar zijn in één toepassing en dat andere mogelijke gebruikers geen toegang hebben (of in ieder geval niet in realtime) of niet eens weten dat deze informatie bestaat. De verschillende computersystemen zijn met elkaar verbonden - als dat al gebeurt - via interfaces en systeemintegratoren, maar de integratie is niet bijzonder diepgaand. De gegevens van alle systemen, met name van kwaliteits- en productiebeheer, moeten zorgvuldig met de hand worden samengesteld uit de verschillende toepassingen of Excel en vervolgens met elkaar in verband worden gebracht. Efficiëntie is een andere kwestie.

Hoewel taken in eerste instantie worden opgelost, bestaat het risico dat problemen alleen maar worden uitgesteld. Het waarschijnlijke resultaat is een heterogeen IT-landschap dat moeilijk te beheren en oneconomisch is, bestaande uit veel individuele IT-oplossingen.

De vraag naar 'Best of Breed' of een compleet systeem slaat de plank mis. Uiteindelijk gaat het erom welk van de systemen de optimale combinatie van individuele aanpassingen en eenvoudig onderhoud biedt. Dit kan een 'Best of Breed' zijn, maar ook een ERP voor de industrie.
 

3. Waarom heeft een standaardoplossing meestal de voorkeur boven een maatwerkoplossing?

Het idee achter standaardsoftware is om de behoeften van zoveel mogelijk gebruikers te dekken. MAAR een ERP-oplossing voor bijvoorbeeld machinebouw kan niet voldoen aan de eisen van een voedselverwerkingsbedrijf of een zuivelfabriek. Industriële ERP-systemen voor de voedingsindustrie vereisen oplossingen op maat, installatie, gegevensmigratie, programmering op maat, onderhoudscontracten en gebruikerslicenties, wat geld kost.

Een oplossing gebaseerd op de specifieke vereisten van de voedingsindustrie lost dit probleem op. Het is niet eens de vraag of een systeem modulair is opgebouwd. Het moet modulair zijn omdat niet alle zuivelfabrieken dezelfde modules nodig hebben bij de eerste implementatie. De vraag is echter of het systeem ook kan worden gebruikt in andere voedingssectoren met vergelijkbare vereisten en of het kan worden aangepast voor gebruik in de zuivelindustrie door parameters aan te passen. Goede voorbeelden hiervan zijn productontwikkeling, recepten en BOM's, die in veel gevallen vergelijkbaar zijn in de voedingsmiddelen- of cosmetica-industrie. Waarom geen gebruik maken van de knowhow en best practice-oplossingen van succesvolle zuivel- en soortgelijke industrieën, die ook uw bedrijf kunnen helpen? Waarom niet buiten de gebaande paden denken, waar al aan soortgelijke eisen is voldaan?

Het is nog eenvoudiger als de voortdurend bijgewerkte en geïntegreerde diensten van de zuivelindustrie al in één systeem zijn geïmplementeerd en vervolgens beschikbaar worden gesteld aan alle gebruikers in de zuivelindustrie. Dit maakt het mogelijk om beslissingen te nemen op basis van betrouwbare, realtime informatie, efficiënter te werken tegen lagere productiekosten en te voldoen aan kwaliteitsnormen en traceerbaarheid voor exportsucces. Flexibele productieplanning omvat ook resource- en grondstoffenbeheer, waardoor marktschommelingen worden gecompenseerd.

Dit vertegenwoordigt een hoge toekomstwaarde en een veilige investering, want met oplossingen in een 'standaard' heb je het voordeel van het digitaliseren van processen en productie op zo'n manier dat de software niet veranderd hoeft te worden en de oplossing altijd functioneel is.

4. Waarom is ERP-integratie de belangrijkste succesfactor?

Als je op Google zoekt naar volledige integratie en ERP, krijg je (per 25/11/2021) 19.100 resultaten. Als je dat allemaal hebt gelezen, weet je waarschijnlijk veel over algemene functionaliteit, processen en misschien zelfs leveranciers, maar ik denk niet dat je verder bent gekomen.

Vanuit het oogpunt van een zuivelfabriek betekent volledige integratie dat de software alle benodigde programma's in de standaard bevat. En daarmee worden niet alleen de klassieke modules bedoeld (WaWI: inkoop, behoeftebepaling, logistiek en opslag, productie ERP plus: materiaalbeheer, verkoop, human resources, financiën en boekhouding, marketing, controle), maar ook voedingsmiddelen, specifieke onderdelen zoals PPS productieplanning en -controle, traceerbaarheid, identificatie, MES, QM/QS, certificatiebeheer (auditing) en lijncontrole, om er maar een paar te noemen. En natuurlijk zijn er ook zuivelspecifieke modules zoals boekhouding en melkprijsbalancering.

Wat hiermee wordt uitgespaard is een relatief complexe toevoeging aan een industrieel ERP-systeem en vervolgens integratie via API's en interfaces. Veel moeite, kosten en gedoe vallen simpelweg weg omdat alles geïntegreerd wordt aangeboden. Natuurlijk moeten er nog steeds interfaces zijn - je zult waarschijnlijk een aantal maatwerkoplossingen behouden - maar alleen waar nodig en dus zo standaard mogelijk.

5. Waarom leidt de eerste blik niet noodzakelijk tot de juiste oplossing?

Niemand koopt zonder een analyse van de leverancier. Dit zijn de basisprincipes. Bij grotere investeringsbeslissingen, zoals die in een ERP-systeem, is het heel belangrijk om te weten, los van cijfers en informatie, of de leverancier of dienstverlener het potentieel heeft om de oplossingen in de toekomst niet alleen up-to-date te houden, maar ook verder te ontwikkelen.

Integreer inkoop in een vroeg stadium in uw projecten, maar verduidelijk eerst heel gedetailleerd uw eisen. Een prijsvergelijking (vaak gebaseerd op gebruikersaantallen die niet eens vergelijkbaar zijn als genoemde of concurrerende gebruikers) is slechts één factor, omdat hier nog geen rekening is gehouden met interfaces en misschien zelfs verticale integratie - en dit kan de kosten aanzienlijk verhogen. Probeer dus met alle kostenfactoren rekening te houden, anders laat je kansen liggen. Of wil je gewoon een leverancier/dienstverlener elimineren omdat hij op het eerste gezicht te duur lijkt?

6. Waarom is het zo belangrijk om referentieklanten te bezoeken?

Bezoeken aan referentiebedrijven zijn een zeer belangrijk, zo niet het belangrijkste punt voor een voorselectie van potentiële leveranciers. Het doel is om te weten te komen hoe de oplossing in de praktijk werkt.

Praat met 'marktspelers' die bekend zijn met de ERP-industrie. Laat u onze meest actuele en recente referenties zien. En ga dan op ontdekkingstocht. De leverancier hoeft niet aanwezig te zijn, tenzij u dat wilt. De referentieklant moet openlijk rapporteren over het product, een chaperonne is niet nodig. Neem een hele dag de tijd, bekijk oplossingen en stel vragen, betrek alle belanghebbenden in het bedrijf erbij. Ik weet uit ervaring: een referentieklant zal volledig eerlijk zijn, in één dag leer je veel over de oplossing, de leverancier, de uitdagingen en ook de mogelijkheden.

 7. Waarom is ledenanalyse een belangrijk element bij het kiezen van een leverancier? 

Hoe vind je een leverancier met wie je echt een project kunt ontwikkelen? Laat je niet misleiden door beloften op papier. Het centrale punt voor je beslissing is de implementatie. Stel deze realiteit in vraag tijdens het bezoek aan de referentieklant en ook tijdens de eigenlijke analyse.

De feitelijke analyse van uw proces door een potentiële leverancier geeft u de kans om de kwaliteit van de leverancier echt te leren kennen en de knowhow en best practice-oplossingen van echte projecten in vraag te stellen. Zo weet u snel of dit de partner is met wie u de noodzakelijke veranderingsprocessen kunt implementeren.

In deze fase zal een solide leverancier u ook openlijk laten zien welke ontwikkelingsmogelijkheden er voor uw bedrijf zijn. Opgelet: vaak worden alleen de klassieke WaWI-modules in de ERP-omgeving in vraag gesteld. Processen moeten echter in alle afdelingen openlijk aan bod komen. Wat laten uw medewerkers u zien? Wat is er fout, wat ontbreekt er, wat werkt niet optimaal? Wat moet herwerkt worden? Een competente leverancier als consultant, moderator en interviewer zal deze punten registreren en in detail toelichten in de volgende workshops.

Tegen de achtergrond van Industrie 4.0 moet men naast deze zakelijke kwesties ook de productie onder de loep nemen. Middleware-oplossingen zoals MES worden vaak gebruikt zonder na te denken over de verdere verwerking van deze gegevens ('silo's'). De steeds toenemende koppeling en gegevensuitwisseling van productiesystemen maakt de analyse van alle productiegegevens absoluut noodzakelijk. Alleen details en interfaces moeten nauwkeurig worden gedefinieerd voor bestaande SCADA-systemen, stand-alone systemen; weegschalen, etiketteerders en sensoren kunnen later worden toegevoegd. Natuurlijk zijn er individuele verschillen: terwijl alleen het röntgeninspectiesysteem of de printer op dit moment belangrijk zijn in de productie van de ene zuivelfabriek, kan een andere zuivelfabriek al profiteren van uitgebreide productiecontrole met gegevensuitwisseling (plan/actuele gegevens).

Vermijd het selecteren van potentiële leveranciers uitsluitend op basis van papieren criteria en gegevens. Dit zou alleen maar leiden tot teleurstelling dat later geplande deelprojecten helemaal niet kunnen worden uitgevoerd qua omvang, kwaliteit en op tijd. Een goede analyse kan tijdrovend zijn, maar biedt de mogelijkheid om de projectplanning en geplande selectiescenario's te heroverwegen en de kwaliteit aanzienlijk te verbeteren.

Conclusie

Het kost tijd om een geschikte leverancier te vinden voor de eisen en behoeften van het zuivelbedrijf - tijd voor bezoeken aan referentiebedrijven, analyse van de huidige situatie en besprekingen. Maar het is de moeite waard: zuivelbedrijven krijgen niet alleen ERP-advies, maar ook een op maat gemaakte ERP- en digitaliseringsstrategie van een gespecialiseerde ERP-dienstverlener. Bij het selecteren van een potentiële leverancier moet u duidelijk rekening houden met uw mogelijke vereisten. Als je eenmaal een ERP-systeem hebt geïnstalleerd, zul je er 10, 15 jaar of langer mee werken. Dit vereist niet alleen een constante ontwikkeling van het ERP-systeem, bijvoorbeeld door releases, maar ook de basiscapaciteit voor verticale integratie.

China stelt momenteel normen op voor alle zuivelbedrijven met het project 'Made in China 2025'. In dit land zijn dezelfde veranderingen