Jak to się mówi, diabeł tkwi w szczegółach. W przypadku etykietowania produktów spożywczych trudno o bardziej trafne sformułowanie. Przede wszystkim dlatego, że nawet drobne błędy na etykietach mogą mieć poważne skutki. Jak uniknąć błędów w procesie etykietowania? Poniżej przedstawiamy 3 rady.

Nieprawidłowe dane na etykietach to jedna z najczęstszych przyczyn wycofywania żywności z rynku. Czasami nazwa nie pasuje do produktu, czasami etykieta zawiera nieprawidłową datę minimalnej trwałości albo informacje o wadze są nieprawidłowe. Niezależnie od błędu na etykiecie, każda pomyłka może mieć poważne konsekwencje. Z jednej strony chodzi oczywiście o bezpieczeństwo żywności. Weźmy na przykład alergeny: jeśli nie są one prawidłowo oznakowane, to dla niektórych osób spożycie takiej żywności może być bardzo niebezpieczne. Z drugiej strony w grę wchodzą również duże pieniądze. Wycofywanie produktów z rynku jest zazwyczaj bardzo kosztowne dla producentów: oprócz kosztów czysto logistycznych dochodzą do tego jeszcze koszty przeróbki lub utylizacji produktów. W najgorszym przypadku trzeba zapłacić odszkodowanie, nawet jeśli produkty są tak naprawdę w porządku. 

1. Centralne opracowywanie danych

Nic nie powoduje większej liczby błędów niż duplikowanie danych. Dlatego zwłaszcza w przypadku producentów żywności obowiązuje następująca zasada: jeśli na przykład zmienią się receptury lub klient zażyczy sobie nowej etykiety ozdobnej, to ważne jest, aby dane były dostosowane tylko jeden raz. Uzasadnione jest opracowywanie danych w systemie ERP, ponieważ wszystkie podsystemy, takie jak systemy etykietujące, są automatycznie zasilane danymi właśnie z tego systemu. Austriacki producent kiełbas Wiesbauer stosuje tę zasadę w praktyce. W firmie Wiesbauer wszystkie istotne dane są opracowywane centralnie w systemie ERP i z tego poziomu automatycznie udostępniane w czterech różnych zakładach. W ten sposób nie trzeba kilkukrotnie opracowywać tych samych danych. To z kolei zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów podczas etykietowania i tym samym liczbę reklamacji. Umożliwia to również prostą obsługę opakowań mieszanych, w których różne produkty są pakowane w jedno opakowanie konsumenckie.

2. Wizualizacja etykiet bezpośrednio na linii

Obraz mówi więcej niż tysiąc słów i jako taki może zapewnić większą przejrzystość w dżungli etykiet. Wizualizacja etykiet na monitorach umieszczonych bezpośrednio na liniach etykietujących jest szczególnie przydatna w przypadku wielu modyfikacji. Ułatwia to pracę i pomaga uniknąć błędów. Etykietowanie jest najeżone pułapkami, ponieważ liczba wytycznych, ustaw i wymagań handlu stale rośnie. Ale też klienci stają się coraz bardziej wymagający: każdy chce mieć indywidualny układ etykiety, różne znaki jakości, różne etykiety ozdobne i coraz więcej wersji językowych. To oznacza, że na100 produktów może być potrzebnych ponad 2000 wariantów etykietowania. Belgijska firma Volys Star posiada ponad 500 różnych etykiet. Dlatego w zakładzie w Lendelede na monitorach wyświetlane są czytelne informacje o tym, jakie zamówienie jest aktualnie przetwarzane, które produkty i w jakiej liczbie sztuk należą do zamówienia oraz jak należy umieścić etykietę na opakowaniu. Rezultat: dziś praktycznie nie zdarzają się już błędy na etykietach czy błędne dostawy do klientów.

3. Kontrola jakości przy wsparciu IT

Mechanizmy kontroli wykorzystywane przez IT jako część zarządzania jakością zapewniają również większe bezpieczeństwo w zakresie etykietowania. Czy tekst na etykiecie jest poprawny? Czy wszystkie dane i data minimalnej trwałości są prawidłowe? Czy na etykiecie wydrukowano prawidłowe logo i właściwe znaki jakości? Te pytania są jak najbardziej uzasadnione, a najlepiej zadać je sobie przed rozpoczęciem etykietowania. Zalecamy zatem działanie wg następującego schematu:

• Aktywacja zlecenia etykietowania. Wydruk etykiet testowych (etykieta produktu i etykieta ozdobna) oraz kontrola treści etykiety przy użyciu listy kontrolnej. Akceptacja etykiety
• Wydruk właściwej etykiety i porównanie jej z etykietą testową
• Rozpoczęcie etykietowania, jeżeli wszystkie dane są prawidłowe

Tyle teoria. W rzeczywistości wygląda to jednak często inaczej. Zwłaszcza w hektycznym dniu roboczym pracownicy mają tendencję do pomijania poszczególnych kroków i "nadrabiania" zaległości później. Często z poważnymi konsekwencjami opisanymi powyżej. Pomocne mogą być tutaj dedykowane rozwiązania lub moduły w systemie ERP, które kontrolują cały proces i określają obowiązkową kolejność: proces może być kontynuowany dopiero po zakończeniu etapu poprzedzającego. W ostatecznym rozrachunku tak zorganizowany proces pozwala nie tylko zredukować liczbę błędów do minimum, ale też zapewnia większą kontrolę i przejrzystość procesów. Dzieje się tak dlatego, że procesy sterowane przez system są automatycznie dokumentowane, a tym samym można je odtworzyć i zweryfikować.

Lepiej nie ryzykować

Prawidłowa obsługa danych pozwala uniknąć błędów w procesie etykietowania. Tylko w ten sposób można zagwarantować, że żaden nieprawidłowo oznakowany produkt nie trafi do klienta. Odpowiednie oprogramowanie odgrywa więc kluczową rolę w zarządzania ryzykiem: pozwala zwiększyć bezpieczeństwo żywności, redukuje koszty oraz nakłady czasu i pracy. Zapewnia też przejrzystą dokumentację dla klientów, konsumentów i ustawodawców. Lepiej nie ryzykować.